BANKOWOŚĆ I FINANSE

KONTO BANKOWE DLA FIRMY JEDNOOSOBOWEJ

Praktycznie każdy, kto prowadzi własną działalność gospodarczą zastanawia się co zrobić, aby jak najlepiej zarządzać finansami. Zasadne jest więc pytanie – czy konieczne jest, aby przedsiębiorca posiadał konto bankowe dla firmy jednoosobowej?

W epoce split payment konto biznesowe jest już w zasadzie koniecznością. I banki wychodząc naprzeciw zapotrzebowaniom rynkowym przygotowały oferty rachunków firmowych dla przedsiębiorców.

Bardzo istotny jest wybór takiego produktu, który nie tylko będzie praktyczny i funkcjonalny. Ale także nie będzie generował niepotrzebnych kosztów dodatkowych.

Warto wiedzieć, że prowadząc działalność jednoosobową nie mamy narzuconego obowiązku otwierania firmowego rachunku, mimo że wszechobecne reklamy dają takie wrażenie.

Można korzystać z konta osobistego, jednak warto się zastanowić, na ile takie rozwiązanie będzie korzystne w praktyce. Prawdopodobnie prędzej czy później zauważymy bałagan, który wytworzy się na koncie podczas realizacji różnych operacji.

Co prawda banki oznaczają przelewy, jednak właściciel rachunku będzie musiał je wszystkie przejrzeć. Tak, żeby dokładnie sprawdzić, które pochodzą od kontrahentów, a które nie dotyczą prowadzenia działalności.

Jak widać takie rozwiązanie wydaje się mało praktycznie na co dzień. Dodatkowo korzystanie z rachunku osobistego może utrudniać a czasem nawet uniemożliwiać korzystanie z niektórych usług.

Warto wiedzieć, ze według prawa podmioty podlegające ustawie o rachunkowości mają obowiązek regulowania zobowiązań podatkowych za pomocą konta bankowego wskazanego w US.

Obowiązek ten nie dotyczy jedynie mikroprzedsiębiorców, którzy zatrudniają mniej niż 10 pracowników (w przynajmniej jednym z dwóch ostatnich lat obrotowych) i których obrót netto wynosi mniej niż 2 mln euro.

Mikroprzedsiębiorcy mają możliwość regulowania płatności w ZUS np. za pośrednictwem przekazu pocztowego.

Konto prywatne a kredyt

Warto wiedzieć, że są pewne okoliczności, które powodują, że brak firmowego konta uniemożliwia pozyskanie kredytu dla przedsiębiorstwa.

Jest to spowodowane tym, że obecne na rynku firmy parabankowe bardzo często oferują przyznanie kredytu na podstawie obrotów firmy.

Proces wnioskowania o pożyczkę i samo jej przyznanie odbywa się przez Internet. Odbywa się to przy użyciu specjalnej aplikacji analizującej konto bankowe, na które przelewane są środki z tytułu prowadzonej działalności.

Taka aplikacja analizuje maksymalną wysokość pożyczki jaką przedsiębiorca może uzyskać i zleca wykonanie przelewu na rachunek właściciela firmy.

Korzystając z rachunku osobistego analiza realnych zarobków firmy jest niemożliwa do wykonania przy użyciu tego typu narzędzi. Jest to jeden z pierwszych argumentów przemawiających za założeniem oddzielnego rachunku firmowego.

Jakie konto bankowe dla firmy jednoosobowej?

Oczywiście nie ma uniwersalnego rachunku, który byłby odpowiedni dla każdego typu działalności gospodarczej. Wybierając konto należy zastanowić się nad naszymi potrzebami oraz specyfiką działalności.

Jak wiadomo, każdy przedsiębiorca chciałby, aby rachunek był możliwie jak najtańszy w utrzymaniu. Warto więc wybrać taką ofertę, w której opłaty za podstawowe usługi jak np. prowadzenie konta czy korzystanie z karty płatniczej nie będą pobierane.

Oprócz tego warto jeszcze przemyśleć, czy będziemy korzystać z innych usług, np.:

  • realizacja przelewów zagranicznych w dużych ilościach;
  • wykonywanie przelewów ekspresowych;
  • korzystanie z szybkiego finansowania (np. kredyt odnawialny).

Oczywiście otwierając rachunek biznesowy w danej instytucji nie ma przymusu prowadzenia go dożywotnio. Konto w każdej chwili może zostać przeniesione do innego banku, jeśli znajdziemy w nim lepiej dopasowaną ofertę.

Zmiana rachunku jednoosobowej działalności gospodarczej wiąże się jednak z powiadomieniem podmiotów z otoczenia firmy oraz następujących urzędów:
  • dla osób prowadzących firmę zarejestrowaną w CEIDG konieczna będzie aktualizacja danych we wniosku w ciągu 7 dni (strona internetowa biznes.gov.pl), zaktualizowane informacje automatycznie zostaną przekazane do US i ZUS;
  • firmy będące spółką cywilną muszą w ciągu 7 dni zgłosić zmianę na formularzu NIP-2, a objęte bazą KRS – NIP-8;
  • przedsiębiorcy opłacający VAT muszą zaktualizować informacje na Białej liście podatników, która jest ewidencją przedsiębiorstw;
  • jeśli przedsiębiorca korzysta z usług zewnętrznej księgowej także musi zostać powiadomiona;
  • osoby, firmy i instytucje, z którymi prowadzone są interesy – można to zrobić mailowo;
  • konieczne będzie zaktualizowanie danych na firmowej stronie internetowej oraz innych materiałach promocyjnych zawierających numer konta.

Przed zamknięciem starego rachunku należy pobrać historię operacji i upewnić się, że nie wpływają tam żadne środki a na koncie nie ma należności do uregulowania.

Bardzo dużym ułatwieniem dla przedsiębiorców jest fakt, że cały proces zakładania rachunku biznesowego można przeprowadzić zdalnie przy użyciu jednej z wielu dostępnych metod.

Czym kierować się przy wyborze konta bankowego dla JDG?

Zakładając rachunek firmowy dla JDG warto skupić się na wielu aspektach. Tak, aby oferta na którą się zdecydujemy była możliwie jak najbardziej dopasowana do potrzeb działalności. Koniecznie trzeba wziąć pod uwagę:

  • wysokość opłat związanych z otwarciem i prowadzeniem rachunku – obecnie na rynku znajduje się wiele ofert, które pod tym względem są całkowicie bezpłatne;
  • dostępność rachunku – w tym przypadku chodzi o to kto konkretnie może z niego skorzystać (np. tylko spółki lub tylko osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą itp.);
  • opłaty związane z wydaniem i obsługą karty debetowej oraz sposoby na ich uniknięcie;
  • koszty przelewów realizowanych do ZUS i US;
  • koszty najpopularniejszych operacji – w szczególności przelewów zwykłych, natychmiastowych, wypłat gotówki w placówkach i bankomatach, operacji zagranicznych;
  • koszty związane z automatyzacją obsługi transakcji – ustawianie stałych zleceń i poleceń zapłaty;
  • dodatkowe usługi – np. debet w koncie, konto walutowe lub oszczędnościowe.

Jak widać kryteriów jest sporo, ale warto poświęcić chwilę na przeanalizowanie ich tak, by wybrane konto nie generowało niepotrzebnych kosztów.

Zalety posiadania konta firmowego?

Warto dobrze przemyśleć dobór konta firmowego, ponieważ rachunek dopasowany do potrzeb przedsiębiorstwa może nie tylko być tani, ale także zapewniać dodatkowe korzyści. Warto wspomnieć przede wszystkim o porządku w finansach.

Rozdzielenie finansów osobistych i firmowych nie tylko zapewnia przejrzystość, ale również pomaga kontrolować wynik finansowy firmy.

Obecnie banki oferują wiele udogodnień tak, aby zachęcić jak największą grupę przedsiębiorców. Warto poszukać takiego rachunku, który oferowałby promocje dla nowych klientów.

Osoby posiadające konta osobiste przed otrzymaniem finansowania od banku są sprawdzani pod kątem kondycji finansowej.

Zakładając rachunek firmowy bank ma dostęp do danych dotyczących finansów, a procedura weryfikacji staje się znacznie prostsza. Dzięki temu czas oczekiwania na decyzję oraz wypłaty środków ulegają skróceniu.

Równie istotny jest fakt, że opłaty, które związane są z prowadzeniem rachunku biznesowego stanowią koszt prowadzenia działalności. Oznacza to, że można je wpisać w koszty funkcjonowania przedsiębiorstwa i tym samym zmniejszyć podstawę opodatkowania.

W niektórych bankach klienci zyskują dostęp do dodatkowych usług, które mają na celu ułatwienie prowadzenia działalności.

W ofertach można znaleźć np. dostęp do programów, które umożliwiają wystawianie faktur czy doradztwo w zakresie pozyskiwania dofinansowań z funduszy unijnych.

Kiedy konto firmowe jest konieczne?

Obowiązek posiadania konta firmowego dotyczy szczególnie dwóch sytuacji:

  1. stroną transakcji jest inny przedsiębiorca – relacja B2B;
  2. wartość transakcji jest wyższa niż 15000 zł.

Mimo, że według prawa nie ma zakazu używania przez właściciela jednoosobowej działalności gospodarczej rachunku osobistego, należy wiedzieć, że bank może zerwać z tego tytułu umowę o prowadzenie konta.

Zgodnie z umową zawartą z bankiem konto osobiste ma służyć do celów osobistych, a nie do regulowania transakcji biznesowych. Sytuacje takie są niezwykle rzadkie, ale warto mieć to na uwadze.

Natomiast bezwzględny obowiązek posiadania rachunku biznesowego dotyczy spółek prawa handlowego i nie jest uzależniony od rodzaju i wielkości transakcji.

Konto osobiste a działalność gospodarcza

Warto poszukać odpowiedzi na zasadnicze pytanie: po co otwierać konto firmowe, jeśli nie jesteśmy do tego zobowiązani?

Zwolennicy używania konta osobistego w relacjach biznesowych z pewnością doceniają niższe koszty utrzymania rachunku.

Jednak znacznie lepszym wyborem jest darmowy rachunek firmowy, niż łączenie na jednym koncie wydatków i wpływów osobistych oraz firmowych.

Założenie rachunku biznesowego nie wiąże się z dodatkowymi problemami czy zobowiązaniami. Obecnie banki chcąc wyjść naprzeciw klientom, oferują im darmowe prowadzenie rachunków firmowych i prześcigają się w przygotowaniu ofert zachęcających do współpracy.

Skupmy się na minusach wykorzystywania rachunku osobistego w działalności gospodarczej. Oczywiście w pierwszej kolejności należy wspomnieć o braku przejrzystości. Jednoczesne kontrolowanie wydatków w obszarze osobistym i firmowych może okazać się niezwykle trudne.

Dodatkowo w razie kontroli skarbowej konieczne będzie okazanie pełnego wyciągu z konta. A Urząd Skarbowy z pewnością dokładnie przyjrzy się prywatnym wydatkom.

Może także wymagać dodatkowych wyjaśnień w sytuacji, gdy wpływy lub wydatki osobiste będą budzić jakiekolwiek zastrzeżenia.

Warto mieć na uwadze, że to przedsiębiorca będzie musiał udowodnić, że np. sprzedaż starego roweru nie została wykonana w ramach prowadzonej działalności.

Takie sytuacje mogą powodować dodatkowy stres podczas i tak już wystarczająco stresujących kontroli.

Jeśli należy się nam zwrot nadwyżki VAT należy wiedzieć, że Urzędy Skarbowe preferują konta biznesowe i niechętnie podchodzą do wypłat realizowanych na rachunki osobiste.

Jak wspomniano wcześniej, może dojść do sytuacji, gdy bank zamknie rachunek prywatny, który wykorzystywano niezgodnie z jego przeznaczeniem.

Jeśli chodzi o odsetki uzyskane w ramach działalności gospodarczej, to stanowią one przychód firmy i konieczne jest rozliczenie się z nich z Urzędem Skarbowym.

Taki obowiązek nie spoczywa na prywatnych osobach, którym potrącany jest tzw. podatek Belki. W sytuacji, gdy odsetki należące do firmy trafiają na rachunek prywatny, przedsiębiorca musi zadbać o to, by nie zostały podwójnie opodatkowane.

Trzeba także wiedzieć, co w sytuacji, gdy będzie toczyć się postępowanie komornicze. Otóż przedsiębiorca korzystający z konta osobistego może utracić dostęp do wszystkich swoich pieniędzy.

Zasada jest taka, że na rachunkach osobistych komornik nie może zająć całej kwoty. Konieczne jest pozostawienie równowartości trzech przeciętnych wynagrodzeń na przeżycie.

Taryfa ulgowa nie dotyczy jednak kont firmowych. W momencie, gdy komornik wykaże, że konto osobiste pełni równocześnie funkcję rachunku firmowego przedsiębiorca nagle może zostać odcięty od środków.

Jak uniknąć opłat za konto bankowe dla firmy jednoosobowej?

Jest to jedno z istotniejszych pytań, które nasuwają się potencjalnym klientom. Aby uniknąć opłat należy przede wszystkim szczegółowo zapoznać się z propozycją banku. Ponieważ każda z instytucji oferuje inne warunki zwolnienia od prowizji.

Niektóre wymagają, by firma była obecna na rynku już od jakiegoś czasu a inne, by na rachunku znajdowało się określone saldo.

Warto wiedzieć, że niektóre banki idą o krok dalej i za utrzymywanie określonego salda na koncie oferują przedsiębiorcom premie. Dodatkowe fundusze przyznawane są według zasad, które określa regulamin banku.

Zdarza się, że ich przyznanie banki uzależniają od przepływu gotówki na koncie. Generalnie korzystając z promocji za założenie konta biznesowego można otrzymać bonus w wysokości nawet kilku tysięcy złotych.

W przypadku korzystania z bankowości elektronicznej raczej nie trzeba martwić się opłatami. Ponieważ w zasadzie wszystkie banki oferują darmowe usługi w tym zakresie.

Mechanizm podzielonej płatności – split payment

W przypadku rachunku biznesowego należy zapoznać się z mechanizmem, który ma za zadanie ułatwić przedsiębiorcom prowadzenie działalności.

Mowa o split payment, który jest modelem dotyczącym podatku VAT i stosowany jest obecnie w krajach Unii Europejskiej i poza nią. Sama nazwa po przetłumaczeniu oznacza podzieloną płatność.

Split payment ma na celu zmniejszanie luki podatkowej, a co za tym idzie zwiększanie dochodów budżetu państwa. Przedsiębiorca, który otrzymuje płatność od kontrahentów jest zobowiązany rozliczyć podatek VAT.

W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej robi się to w określonym momencie. Jednak w przypadku prowadzenia konta firmowego sytuacja wygląda nieco inaczej.

Do konta firmowego dodawane jest subkonto, które zasilane jest kwotami przeznaczonymi na opłacenie podatku VAT. Takie rozwiązanie wiele ułatwia.

Jak wygląda to w praktyce? Nabywca towaru płaci za zakupy, a na konto bankowe sprzedawcy trafia kwota netto.

Kwota VAT zostaje przelana na osobny rachunek VAT sprzedawcy. Jest to rachunek na który nie mogą wpływać inne środki poza tymi, które pochodzą z tytułu podatku VAT i innych zobowiązań do US i ZUS.

Kwota znajdująca się na koncie należy do podatnika i może służyć do opłacania zobowiązań związanych z podatkiem VAT. Pieniądze można także przelać na inne konto VAT lub wypłacić na cele prowadzenia działalności gospodarczej.

Jeśli zechcemy je wypłacić, konieczne będzie wypełnienie stosownego wniosku i zgoda wyrażona przez naczelnika US, który ma na to 60 dni. System split payment dotyczy transakcji zawieranych między przedsiębiorcami.

Rachunek VAT ma być zwolniony z opłat i prowizji związanych z prowadzeniem go. Dodatkowo opłaty za operacje wykonywane na tym koncie nie mogą być wyższe niż standardowe opłaty z cennika banku.

Na chwilę obecną ustawodawca zakłada dobrowolność stosowania przepisów dotyczących podzielonej płatności VAT.

W celu zachęcenia przedsiębiorców do stosowania płatności podzielonej ustawodawca przygotował:
  • możliwość obniżenia kwoty podatku VAT w sytuacji, gdy będzie opłacony przed terminem i w całości z rachunku VAT, kwota o jaką zostanie obniżona uzależniona jest od tego, ile dni wcześniej zostanie dokonana wpłata oraz od stóp NBP;
  • przyspieszony tryb zwrotu VAT – 25 dni od daty złożenia dokumentów;
  • brak odpowiedzialności solidarnej z dostawcą – tego zapisu nie stosuje się w sytuacji, gdy przedsiębiorca wiedział, że faktura wystawiona została przez fikcyjną firmę, zawiera nieprawidłowe kwoty lub potwierdza nieprawdziwe transakcje;
  • brak podwyższonych odsetek za zwłokę – z wyłączeniem zaległości podatkowej w VAT, której wysokość przekracza dwukrotnie kwotę naliczonego podatku wynikającego z zapisów przedłożonej deklaracji podatkowej.

Jeśli przedsiębiorca zdecyduje się na otwarcie rachunku firmowego musi wiedzieć, że dwa rachunki zostaną założone od razu. Nie ma znaczenia, czy będzie on korzystał z modelu split payment, czy nie.

Ten, kto choć raz wykonywał przelew, wie jakie to jest proste. Nieco inaczej jednak wygląda to w sytuacji, gdy korzysta się z mechanizmu płatności podzielonej.

Realizowanie przelewów tym systemem nie należy do typowych i jest trochę bardziej skomplikowane. W przybliżeniu można powiedzieć, że taki przelew przypomina fakturę.

Operację realizuje się w systemie transakcyjnym banku i nie potrzeba do tego żadnego programu księgowego. Podczas przygotowywania przelewu należy posiadać NIP dostawcy, kwotę sprzedaży brutto, VAT oraz numer faktury.

Korzystanie z mechanizmu split payment niesie za sobą wiele korzyści. Każdy przelew jest dokumentem, który znacznie usprawnia załatwianie spraw w US.

Dodatkowo split payment zapewnia uzyskania większej przejrzystości podczas prowadzenia księgowości w firmie. System ten pozwala również na zmniejszenie należności wynikających z tytułu opodatkowania podatkiem VAT.

Dzięki korzystaniu ze split payment przedsiębiorca ma duże szanse na wyeliminowanie opóźnień podczas regulowania spraw związanych z opłacaniem podatku.

Czy warto zakładać konto bankowe dla firmy jednoosobowej?

Podsumowując, założenie konta firmowego skutkuje porządkiem w sprawach związanych z prowadzeniem działalności.

Udogodnienia przygotowane dla użytkowników rachunków firmowych pozwalają na zwiększenie kontroli nad finansami.

Po głębszym przemyśleniu można zauważyć, że prowadzenie działalności gospodarczej i korzystanie przy tym z konta firmowego jest dużo bardziej praktyczne niż wykorzystywanie w tym celu konta osobistego.

Przede wszystkim wszystkie zrealizowane przy pomocy rachunku transakcje należą do firmy i dotyczą tylko jej. Dodatkowo cały proces księgowania i działania firmy usprawnia korzystanie z mechanizmu podzielonej płatności.

Mimo, że przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą nie mają obowiązku zakładania konta firmowego warto, by rozważyli taką opcję ze względów praktycznych.

Oprócz tego nie sposób nie wspomnieć o możliwości otrzymania atrakcyjnych bonusów. Niektóre banki oferują swoim klientom także usługi księgowe (oczywiście poza split payment) i to ze znaczną zniżką.

Dzięki wykorzystywanym przez banki aplikacjom księgowym wprowadzenie porządku w dokumentach staje się łatwiejsze.

Banki prześcigają się w usługach, które mają na celu zachęcenie do współpracy z nimi. W ofertach można znaleźć takie udogodnienia jak:

  • integracja konta bankowego ze sklepem wirtualnym;
  • czasowe zwolnienie z opłat za terminal płatniczy;
  • zwroty pieniędzy za różne transakcje.

Po przeanalizowaniu zebranych informacji można wywnioskować, że posiadanie konta firmowego niesie ze sobą wiele korzyści i znacznie usprawnia zarządzanie finansami przedsiębiorstwa.

Źródła: